회의(meeting)에 대해서
회사를 다니다보면 이런저런 회의가 많이 생긴다. 회사 외 특별한 조직에서 활동해도 회의는 참 많다.
하지만 회의를 잘하는 사람은 거의 보질 못했다.
보통 안건만 가져와서 툭 던져놓고 알아서 해결책을 찾아라는 식의 사람도 있고 회의 잘 진행되고 있는데 갑자기 엉뚱한 화제를 꺼내며 해결해야 할 문제를 더 복잡하게 만드는 경우를 자주 접할 것이다.
초등하교 6년, 중학교 3년, 고등학교 3년. 심지어 대학교 4년동안 회의를 잘하는 법을 배우질 못해서일까? 물론 주입식 교육의 폐해라고 여길 수도 있긴하겠다. 말 잘하는 법도 가르치지 않는게 현재 주입식 교육이니까…
효율적인 또 만족스러운 회의를 하기 위한 기본을 몇 가지 나열해보겠다.
회의를 주최하는 주최자는 보통 타이틀만 적당히 적고 이 회의에 들어올 사람 리스트를 넣어 초대를 띡 날리는 경우가 대부분이다. 안타깝게도 회의 초대가 들어왔을 때 거절을 하면 초대한 사람에게 실례가 될 것 같아서 버릇처럼 수락을 누르는 경우가 많다. 당연히 뭔가 기대하기보다 회의 들어가보면 알겠지란 관습적인 사고로 어떤 회의인지 혹은 뭘 논의하는 회의인지 궁금증을 뇌에서 지워버리니 누구도 뭐라하진 않겠지…
주최자는 회의를 계획하기 전에 이 회의가 꼭 필요한 것인지 내가 준비할 것은 무엇인지 혹은 초대받은 사람들이 사전에 어떤 준비 혹은 자료를 보고와야 할 것인지 제발 생각 좀 하자. 아니면 최소한 구두로라도 이런 내용으로 이런 결정이 필요해서 이런 회의를 했으면 한다고 공유를 해주면 어떨까?
일정 초대의 경우라면 참고할 내용을 본문에 좀 적어주는 센스를 가져보자. 시스템적으로 포함되는 메시지와 링크만 가득한 본문은 알아서 정리를 좀 하시던가 그거 수정하기 찝찝하면 최소한 이런 문제가 있고 참석자 각자가 맡은 부분에서 고민해야 할 부분이 이런 것 같은데 이에 대해서 정리를 했으면 한다라는 회의가 필요한 근거가 되는 짧은 문장도 좋다.
초대를 보내기 직전에는 과연 이 문제가 회의를 필요로 한 것인지 다시 한 번 고민해봐라. 내용을 정리하다보면 의외로 해결책이 나올 때도 있고 오히려 각자 정리가 필요한 부분이 있어 시간이 더 필요할 수도 있으며 문서로 전달받아 정리만 해도 되는 경우도 있다. 꼭 그 날짜, 그 시간에 만나서 대면을 해야하는 것인지 머리가 있다면 한 번 곱씹어 보란 것이다.
어찌됐든 회의가 잡혔고 각자 업무에 바쁜데도 모아놨으면 회의의 사회자가 되어라. 진행자가 되어서 회의의 목적이 달성될 수 있게 사회를 보라는 것이다. 자기 주장만 고수하라는 의미가 아니라 각자가 내는 의견들을 잘 종합하고 혹여 관련없는 얘기가 나오면 그 얘기를 끊고 목적에 집중할 수 있도록 사회를 보란 얘기다.
단순히 꼰대질이 하고 싶거나 상사에게 잘 보이고 싶어서 회의를 주최한거라면 그 조직에서 니가 쫓겨나거나 동료들이 떠날 것이고 발전은 물론이요 책임은 당신이 져야할 것이니 그걸 감수할 거라면 굳이 말리진 않겠다.
회의가 끝나면 정리된 내용을 정리하는 건 당연하지만 그보다도 더 중요한 것은 참석자 각자와 도출한 결과가 동일하게 받아들여졌는지 정리를 해라. 회의하고 회의실 나서는 순간 나는 사과라고 결론을 내렸는데 누군가 앵두라고 얘기하면…?
회의 일정 초대가 들어온다. 누가 요청을 보냈고 제목은 이거군. (앞에도 언급했지만) 내가 들어갈 필요는 없어보이는데 초대를 했으니 참석을 해야 도리겠지란 생각에 혹은 아무 생각없이 수락… 하지마라.
내가 왜 그 회의에 들어가야 하는지 확인을 해보고 굳이 들어갈 필요없다면 괜히 거기서 시간 낭비하지말고 거절을 누르는 용기를 가지길 바란다. 혹 초대를 거절했다고 저 넘 예의가 없는 넘이라고 몰아가는 조직이라면 얼릉 도망쳐라.
어떤 회의인지 궁금하면 제발 살펴보고 물어봐라. 회의 들어가보면 알겠지..란 생각은 회의를 길고 지루하게 만들 뿐이며 각자 이해하고 있는 내용과 범위가 다른데 어떻게 문제해결을 위한 논의를 바로 할 수 있겠는가? 한 명 때문에 배경지식을 다시 얘기하고 있다면 나머지 사람들은 집중력이 떨어질 수 밖에 없다.
회의는 이기고 지는 싸움이 아니다. 효율적인 방법을 찾기 위한 활동이다. 나 바쁜데 왜 일을 더 주려고만 하냐 난 못한다를 주장하는 회의가 예상되는 요청을 받았을 때도 거절하는 용기(?)가 필요하다. 토론과 회의는 구분을 하길 바란다.
같은 주제로 여러 번 회의가 진행되고 있는 경우라는 이번에 회의한다고 결론이 날까? 어느 누군가 혹은 어느 조직에서 해야할 일을 안하고 있을 때, 책임을 지기 싫어서 빠져나갈 구실을 만들 때 동일한 주제의 회의가 여러 번 열린다. 그런 경우에는 현재 상황이 이렇게 바뀌었고 이러한 조건으로 인해 이런 결정을 내리게 되었으며 그에 대해서 이의가 있거나 또 다른 문제가 있다면 알려달라고 하는 것이 맞다.
결론
장황하거나 멋진지식도 아니고 이론도 아니다. 누구나 생각할 수 있는 아주 기본적인 내용들이다. 굳이 이걸 시간내서 적고 있는 나 자신이 한심하게 생각이 되지만 이 기본적인 걸 지키지 못하는 사람들이 너무나 많다.
회의가 많아서 근무 시간 내에 정작 자신이 해야할 일을 못하는 아이러니한 상황은 스스로가 그렇게 만드는 것이 태반이라고 생각한다. 그러면서 바쁘다 힘들다고 징징거리는 것도 웃기고 시간이 없었다는 말을 하는 것은 말할 것도 없다.
불필요한 회의를 줄인만큼 자신이 가용할 수 있는 시간은 많아진다. 조직에서 불필요한 회의를 줄이고자 시스템적으로 제도를 만들게 아니라 각자가 불필요한 회의를 줄이기 위한 노력을 해야한다.
